Загрузка писем в SugarCRM

История проблемы

В SugarCRM есть встроенный почтовый клиент, умеющий выполнять все основные задачи:

• Форматирование текста
• Вставка картинок
• Прикрепление файлов
• Автоматическое подставление подписи отправителя
• Отправление писем : )

Почти все компании, начинающие работать в SugarCRM, уже пользовались до перехода какими-то почтовыми программами (Outlook, Bat, Gmail, Yandex и др.). Заставляя менеджера пользоваться непривычным и зачастую не таким удобным email-клиентом SugarCRM, мы не добьёмся повышения производительности сотрудников.

Как правило, основная цель, которую ставит перед нами заказчик, — дать менеджеру возможность просмотреть всю историю и содержание переписки с клиентом на его карточке в CRM-системе, не запрещая ему при этом работать со своей привычной почтовой программой.

Как это можно решить стандартными средствами SugarCRM

В SugarCRM эту задачу можно решить двумя стандартными способами.

Первым решением этой задачи является ручная проверка почты и импорт каждого письма отдельно при помощи встроенной почтовой программы. Основные недостатки этого метода понятны: необходимо обходить все письма, нажимая кнопку «Импортировать». Это отнимает кучу времени.

Вторым решением этой задачи было использование «Групповой почты». Групповая почта дает возможность забирать письма из одного ящика, в который пересылаются письма всех пользователей. Перечислим основные недостатки этого решения:

• Все письма из Группового ящика при загрузке закреплялись за администратором, а не самим сотурдником
• Не все почтовые сервера поддерживают пересылку писем всех пользователей в один ящик
• Сложность настройки группового ящика (не каждая компания имеет в своем штате it-специалиста, который может настроить пересылку писем из всех почтовых ящиков сотрудников в один групповой ящик)
• На почтовом сервере для каждого письма создавалась копия письма

Наше решение

Первым, что мы добавили, была поддержка автоматического сбора писем из почтовых ящиков пользователей: если раньше письма забирались системой из одного общего почтового ящика, то теперь система забирает почту из личных почтовых ящиков каждого пользователя SugarCRM. Основным достоинством этого подхода является простота настройки и удобство использования: теперь, чтобы письма пользователя попадали в систему и привязывались к клиентам, пользователю ничего не надо делать.

Вторым нашим изменением было добавление сбора исходящих писем через протокол IMAP.

Теперь пользователи могут пользоваться своим почтовым клиентом и видеть всю историю переписки на карточке клиента в CRM-системе.